Tim beda zona waktu repot bukan karena selisihnya besar

2026-10-01 · Tim KAISPACE

Pukul 16.10 di Jakarta. Rapat terakhirmu baru selesai, dan kamu ingat ada satu dokumen yang perlu dicek rekanmu di Jayapura sebelum dikirim ke klien besok pagi. Kamu mengetik:

"Bisa tolong cek sebentar? Santai aja, nggak buru-buru."

Pukul 18.40, balasannya masuk. "Sudah ya, Kak. Aman."

Cepat juga, pikirmu.

Di Jayapura, pesanmu masuk pukul 18.10. Rekanmu sudah di perjalanan pulang. Balasan tadi dia kirim pukul 20.40, setelah makan malam, dari laptop yang sudah sempat ditutup.

Dari Jakarta, yang terlihat adalah rekan yang tanggap. Dari Jayapura, yang terjadi adalah lembur yang tidak tercatat di mana pun.

Tidak ada yang marah, tidak ada yang lalai. Karena itu juga, kejadian yang sama akan terulang minggu depan.

Tim yang tersebar di WIB, WITA, dan WIT kerepotan bukan karena selisih waktunya besar, tapi karena selisihnya terasa terlalu kecil untuk diatur.

Selisih satu jam tidak terasa seperti selisih

Tim yang punya rekan di Eropa atau Amerika jarang lupa bahwa mereka beda zona. Selisihnya terlalu besar untuk diabaikan, jadi semua orang menyesuaikan diri. Undangan rapat ditulis lengkap dengan zona waktunya. Ada jam bersama yang disepakati.

Selisih satu atau dua jam lain ceritanya. Masih satu negara, satu bahasa, satu kalender libur nasional, satu grup chat. Rasanya seperti bekerja di jam yang sama, hanya ada yang datang lebih pagi dan pulang lebih awal. Jadi tidak ada yang merasa perlu membuat aturan.

Padahal satu jam bukan angka kecil. Jasmina Chauvin, Prithwiraj Choudhury, dan Tommy Pan Fang meneliti data komunikasi lebih dari 12.000 karyawan sebuah perusahaan multinasional. Mereka memanfaatkan pergantian jam musim panas, yang menggeser selisih antarkantor sebanyak satu jam. Hasilnya terbit di jurnal Organization Science pada 2024. Dalam data mereka, tambahan selisih satu jam berarti jam kerja yang beririsan berkurang 19%, sedangkan komunikasi langsung seperti telepon dan rapat video turun 11%.

Perhatikan dua angka itu. Jam yang beririsan berkurang 19%, tapi pembicaraannya hanya turun 11%. Menurut para peneliti, orang menutup sebagian kehilangan itu dengan menggeser percakapan ke luar jam kerja, ke pagi-pagi atau malam hari. Pergeseran terbanyak terjadi pada orang yang harus bisa saling dihubungi mendadak, misalnya atasan dan bawahan langsungnya.

Penelitiannya tidak dilakukan di Indonesia, tapi polanya persis seperti pesan pukul 16.10 tadi.

Jam bersama timmu lebih pendek dari kelihatannya

Sekarang coba hitung untuk tim yang tersebar di Jakarta, Makassar, dan Jayapura. Anggap saja semua bekerja pukul 08.00 sampai 17.00 waktu setempat, dengan istirahat pukul 12.00 sampai 13.00.

Di atas kertas, jam kerja ketiganya beririsan dari pukul 08.00 sampai 15.00 WIB. Tujuh jam. Kedengarannya cukup.

Lalu potong dengan jam istirahat siang. Jayapura makan siang pukul 10.00 WIB. Makassar pukul 11.00 WIB. Jakarta pukul 12.00 WIB. Selama tiga jam di tengah hari, selalu ada satu kota yang sedang makan siang.

Yang tersisa hanya dua blok: pukul 08.00–10.00 dan 13.00–15.00 WIB. Empat jam, terbelah di tengah. Itu pun belum dipotong rapat rutin, jam fokus, dan istirahat Jumat yang biasanya lebih panjang.

Jayapura juga mulai dua jam lebih awal dari Jakarta, dan pulang dua jam lebih awal. Pukul 15.00 sampai 17.00 WIB, saat banyak rapat di Jakarta baru selesai dan permintaan mulai berdatangan, rekan di Jayapura sudah pulang.

Kalau tidak dihitung, kejadiannya bisa begini: rapat mingguan ditaruh pukul 11.00 WIB karena itu jam yang nyaman di Jakarta, lalu semua heran kenapa rekan di Makassar sering bergabung terlambat. Di sana, jam itu tepat jam makan siang.

Selisih yang tidak diatur tetap dibayar seseorang

Yang membayar biasanya orang yang jamnya paling jauh dari tempat keputusan dibuat.

Di banyak tim, tempat itu Jakarta. Rapat dijadwalkan dengan jam Jakarta. Tenggat ditulis "sebelum pulang", padahal jam pulangnya berbeda. Permintaan mendadak datang pukul 15.00 WIB, yang di Jayapura sudah pukul 17.00.

Ini bukan soal timur atau barat. Kalau pusatnya di Makassar dan rapat rutinnya pukul 08.00 WITA, yang menanggung adalah rekan di Jakarta, yang harus sudah siap pukul tujuh pagi. Polanya sama: yang jauh dari pusat menyesuaikan diri.

Yang menyesuaikan diri, di zona mana pun, jarang mengeluh. Mengeluh soal satu-dua jam terdengar berlebihan, jadi mereka diam saja. Membalas pesan setelah makan malam. Ikut rapat yang selesai setelah jam pulang.

Selisih ini sebenarnya sudah lama disadari, bahkan di tingkat negara. Wacana menyatukan tiga zona waktu Indonesia menjadi satu pernah muncul pada 2012, lalu muncul lagi pada 2018. Pada wacana yang kedua, ekonom Aviliani, seperti dikutip Medcom, menyebut selisih dua jam antara Indonesia barat dan timur membuat pelaku perbankan harus lembur. Wacana itu tidak pernah dijalankan, dan tiga zona waktu tetap berlaku sampai sekarang.

Selama tiga zona itu ada, aturan mainnya harus dibuat di tingkat tim.

Aturannya tidak perlu banyak, asal tertulis

Cukup satu obrolan tim dan beberapa kesepakatan kecil yang ditulis di tempat semua orang bisa membacanya.

Hitung jam bersama yang sebenarnya. Tulis jam kerja dan jam istirahat setiap orang dalam satu zona acuan, misalnya WIB. Tandai jam ketika semua benar-benar ada. Angkanya hampir selalu lebih kecil dari dugaan.

Taruh rapat di jam bersama, biarkan sisanya tenang. Rapat rutin, keputusan, dan diskusi yang butuh semua orang hanya masuk ke jam bersama. Jam di luarnya justru berguna. Pagi di Jayapura sebelum Jakarta mulai, dan sore di Jakarta setelah Jayapura pulang, bisa jadi jam paling sepi untuk kerja fokus di masing-masing kota, asal rapat lintas zona sudah pindah ke jam bersama.

Tulis zonanya, terutama di tenggat. "Jam tiga" dan "sebelum pulang" tidak cukup. Tulis "15.00 WIT" atau "17.00 WIB". Kebiasaan kecil ini membuat semua orang ingat bahwa selisihnya ada, termasuk yang menulis.

Sepakati batas sore. Misalnya: permintaan ke rekan di WIT setelah pukul 14.00 WIB, satu jam sebelum mereka pulang, dianggap untuk besok pagi. Sepakati juga apa yang termasuk darurat, supaya pengecualiannya tidak jadi kebiasaan. Dengan begitu, "nggak buru-buru" memang berarti tidak buru-buru.

Kalau terpaksa keluar dari jam bersama, buat giliran. Rapat dengan klien atau mitra kadang tidak bisa dipindah. Jangan selalu memilih jam yang nyaman untuk Jakarta. Buat giliran siapa yang mulai lebih pagi atau selesai lebih larut, lalu catat supaya semua bisa melihat bebannya dibagi rata.

Sebelum menyapa, kamu perlu tahu siapa yang sudah pulang

Kesepakatan seperti ini gampang dibuat dan gampang dilupakan. Yang membuatnya bertahan adalah kalau setiap hari kamu bisa melihat siapa yang masih ada dan siapa yang sudah pulang.

Di kantor fisik, tandanya sederhana: kursinya kosong. Di kerja remote, tanda itu hilang. Semua orang tampak sama-sama bisa dikirimi pesan kapan saja.

Itu salah satu alasan kami membangun KAISPACE sebagai satu peta kantor bersama yang jalan di browser. Sebelum mengetik apa pun, kamu bisa melihat apakah rekanmu masih ada di kantor virtual atau sudah keluar, juga status yang dia pasang sendiri, misalnya sedang makan siang. Statusnya dibuat untuk rekan kerja, bukan untuk atasan: gunanya membantu kamu memutuskan kapan menyapa.

Pesan pukul 16.10 tadi mungkin tetap terkirim. Bedanya, kamu sudah tahu rekanmu pulang, dan "untuk besok pagi" yang kamu tulis memang berarti besok pagi. Lagi pula, jam kerja di Jayapura dimulai pukul 06.00 WIB. Dokumennya bisa sudah beres sebelum kamu mulai kerja.

Minggu ini, coba satu hal saja: hitung jam bersama timmu, lalu bagikan angkanya di rapat berikutnya. Kemungkinan besar, rekanmu di zona paling jauh sudah tahu angkanya sejak lama.